Büroumzug in Berlin — vom Schreibtisch bis zum Konferenzraum

Auf den ersten Blick sind Firmen- und Büroumzug dasselbe — beide betreffen Arbeitsplätze, beide finden in Bürogebäuden statt. In der Praxis unterscheiden sie sich in Umfang und Komplexität.

Ein Firmenumzug betrifft in der Regel den gesamten Betrieb: Büroflächen, Sozialräume, Lager, teils Produktion, oft mit eigenem Serverraum, mit tiefen Auswirkungen auf Kunden- und Lieferantenkommunikation. Er ist ein Projekt, das über Wochen läuft und viele Beteiligte hat.

Ein Büroumzug ist enger geschnitten: Arbeitsplätze, Möbel, IT-Endgeräte, Aktenordner — meist ohne eigene IT-Infrastruktur im Serverraum, oft ohne komplexe Kunden-Kommunikation. Kanzleien, Agenturen, kleinere Beratungen und Coworking-Wechsel fallen typischerweise hierunter. Er lässt sich schneller planen und meist an einem Tag oder Wochenende durchführen. Genau darauf ist diese Leistungsseite zugeschnitten. Wenn Ihr Vorhaben eher dem ersten Bild entspricht, ist die Seite Firmenumzug die passendere Anlaufstelle.

Ein 20-Arbeitsplätze-Büroumzug innerhalb Berlins läuft bei uns typischerweise so ab: Am Freitagnachmittag bringen wir die Kunststoffboxen vorbei, jede Person packt ihre persönlichen Unterlagen (Bildschirm, Tastatur, Kabel bleiben am Platz und werden von Ihrer IT abgesteckt und beschriftet). Freitagabend ab 18 Uhr übernehmen wir Möbelabbau und Verladung; Samstag Transport, Wiederaufbau und Etikettenzuordnung am neuen Standort. Montagfrüh stellen die Kolleginnen und Kollegen ihre Box am neuen Schreibtisch aus, klappen den Bildschirm auf, den die IT bereits angeschlossen hat, und arbeiten weiter.

Das klingt geradlinig — und ist es, wenn die Vorbereitung stimmt. Die typischen Stolperstellen: nicht klar beschriftete Arbeitsplatzcodes, ein Aufzug in einem der Häuser, der am Wochenende gesperrt ist, ein Netzwerkschrank am neuen Ort, der noch nicht vom Vermieter freigeschaltet wurde. Deshalb ist die Vor-Ort-Besichtigung an beiden Adressen nicht optional — sie verhindert genau diese Überraschungen.

Auch wenn wir das Meiste übernehmen, gibt es fünf Punkte, die nur Sie klären können. Wir bringen sie beim Vor-Ort-Termin auf den Tisch, damit nichts vergessen wird:

1. Zugangsberechtigung am Umzugstag — Schlüssel, Transponder, Codes. Wer ist erreichbar, wenn wir um 07:00 Uhr vor der Tür stehen?
2. Aufzugreservierung in beiden Häusern. In vielen Bürohäusern muss der Aufzug beim Facility Management angemeldet werden, sonst blockiert ihn die reguläre Nutzung.
3. IT-Freigabefenster. Ihre IT-Verantwortlichen bestimmen, ab wann Rechner abgesteckt und wann sie wieder angeschlossen werden — nicht wir.
4. Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden. Wir liefern einen Ablaufplan und die Codes, Sie leiten diese intern weiter. Erfahrungsgemäß ist eine kurze Info-Mail zwei Wochen vorher und eine Erinnerungsmail drei Tage vorher die Untergrenze.
5. Reinigungsübergabe am alten Standort. Wenn Sie Nachmieter haben, ist ein sauberer Zustand Pflicht — organisieren Sie das getrennt vom Umzug oder buchen es als Zusatzleistung.